„Just-in-time“ – princíp učenia, vďaka ktorému zamestnancov školíte len vtedy, keď to práve potrebujete

Princíp „just-in-time“ sa pôvodne používal pri plánovaní výroby, ale neskôr ho prevzali školitelia vo firmách a začali ho využívať pri vzdelávaní zamestnancov. „Just-in-time“ je spravidla typ online školenia, ktoré by sa dalo preložiť ako „vzdelávanie pre okamžité použitie“. Umožňuje zamestnancom dohľadať si relevantné informácie práve vtedy, keď ich potrebujú.

Že to znie príliš teoreticky a že si neviete predstaviť, ako vlastne vyzerá „just-in-time“ učenie v praxi? Je možné, že vaša firma, ako aj mnoho ďalších spoločností, už tento princíp nevedome využíva. Môže to byť napríklad databáza s technickým opisom výrobkov, do ktorej sa predajca v predajni pozrie v okamihu, keď o výrobok prejaví záujem zákazník. Alebo je to súbor online školení vo forme videí, kde si pracovníci môžu dohľadať návod, ako riešiť problém, ktorému momentálne čelia.

Aké má princíp „just-in-time“ výhody pre vzdelávanie vo vašej firme

Prečo by vás vôbec mal zaujímať princíp vzdelávania „just-in-time“ a prečo by ste sa mali snažiť začleniť jeho prvky do L&D stratégie vašej firmy? Existuje hneď niekoľko presvedčivých dôvodov:

● Nezaťažujete zamestnancov nadbytočnými informáciami. V rámci „just-in-time“ školenia si pracovníci nezaťažujú svoju pamäť a pracovnú kapacitu nadbytočnými informáciami, ale vyhľadávajú si len tie údaje, ktoré sú pre nich v danej chvíli skutočne relevantné. Musia všetci používatelia firemného interného IT systému absolvovať všetky zdĺhavé školenia? Nie je lepšie poskytnúť im prehľadný manuál a nechať ich vyhľadávať si riešenia jednotlivých krokov len vtedy, keď na ne narazia?

● Okamžitá dostupnosť informácií. „Just-in-time“ je metóda online školenia, a ak poskytnete pracovníkom nástroje na okamžitý prístup k školeniu, sú schopní si relevantné informácie zistiť sami.

● Šetríte čas zamestnancov a školiteľov. Klasické školenie sa snaží pracovníkov vopred pripraviť na všetky možné eventuality, preto musí mať široký záber a vyžaduje veľa času. V rámci princípu „just-in-time“ je školenie zamerané na konkrétne situácie, a preto je časovo oveľa efektívnejšie (najmä zo strany zamestnancov).

● Eliminujete chyby a zjednocujete procedúry. Tradičné školenie formou teoretickej prípravy svojím širokým rozsahom vytvára priestor na možné chyby. Metóda „just-in-time“, naopak, poskytuje pracovníkom aktuálne a presné informácie, čím sa priestor na chyby zmenšuje. 

● Spokojnejší a angažovanejší pracovníci. Málokto je šťastný, keď sa musí učiť postupy, ktoré neskôr nevyužije. Keď do každodennej práce zamestnancov úspešne začleníte princíp „just-in-time“, bude mať školenie efektívnejší účinok a zamestnanci sa budú aktívnejšie zapájať do vlastného rozvoja. Vyhľadané informácie okamžite využijú v praxi a vďaka tomu si nové vedomosti a zručnosti udržia lepšie a dlhšie.

Ako implementovať princípy „just-in-time“ učenia vo vašej firme tak, aby mali skutočne pozitívny účinok

V závislosti od štruktúry a fungovania vašej spoločnosti môže byť princíp „just-in-time“ školenia vhodným doplnkom vašej L&D stratégie. Ako teda efektívne začleniť filozofiu „just-in-time“ do vzdelávania zamestnancov?

1. Zistite, ktorí pracovníci a na akých pozíciách môžu z „just-in-time“ formy školení profitovať. Ktorí zamestnanci sa najčastejšie dostávajú do situácií, v ktorých by mohli využiť aktuálne a konkrétne informácie? Porozprávajte sa s nimi, zistite, ako pracujú, a rozhodnite sa, ktoré pozície by mohli z princípu „just-in-time“ profitovať. Administratívni pracovníci by napríklad mohli mať prístup k návodom, kde sa vysvetľujú jednotlivé funkcie kancelárskeho softvéru. Tímoví manažéri by zase mohli využívať školenia o tom, ako efektívne poskytovať podriadeným spätnú väzbu.
          
2. Určite, akú bude mať „just-in-time“ učenie podobu. Ako budú mať pracovníci zaistený prístup k informáciám? Budú skutočne okamžite dostupné? Ako budú informácie kategorizované a ako zabezpečíte, aby v nich mohli zamestnanci rýchlo vyhľadať to, čo potrebujú?
          
3. Vybudujte si vedomostnú základňu. Inými slovami, zaistite obsah, z ktorého budú zamestnanci čerpať. Táto vedomostná základňa môže byť preddefinovaná a vytvorená niekým iným. Napríklad v prípade externého súboru online školenia vo forme videa. Druhou možnosťou, ktorá vyžaduje viac času a peňazí, je vytvorenie internej databázy (interné manuály alebo opisy produktov) alebo zavedenie systému „priateľov na telefóne“ – teda odborníkov v rámci firmy, ktorí budú ostatným pracovníkom k dispozícii pre špecifické otázky.
          
4. Priebežne vyhodnocujte výsledky. Po zavedení princípov „just-in-time“ učenia monitorujte situáciu a vyhodnocujte úspešnosť. V ideálnom prípade by ste mali mať údaje o tom, ako často pracovníci informácie vyhľadávajú a ako sú vo svojom vyhľadávaní úspešní. Uistite sa, že každý má skutočne okamžitý prístup, kamkoľvek potrebuje, a že mu platforma, prostredníctvom ktorej ste princípy „just-in-time“ realizovali, po praktickej stránke vyhovuje.